Der VR will nicht "mitschnabeln". Er hat eine ganz klar definierte Aufgabe.

Und damit ist auch das von dir oben beschriebene Vorgehen grundfalsch. Die Gesellschafter haben sich formal erst zu einigen, NACHDEM das Präsidium beim VR war und sich eine Zustimmung geholt hat.

Sehe ich anders und ist auch in unserer Satzung anders geregelt.

Vor allem, wenn der Beirat einen Beschluss fasst, dann müsste der unter der aufschiebenden Bedingung der Zustimmung des Verwaltungsrates abgeschlossen werden.

Halte ich eben für falsch. Erst VR-Zustimmung, dann Beschluss. Eine Aufschiebende Bedingung ist ein Affront gegen den VR.

1. Das Präsidium einigt sich mit dem anderen Gesellschafter auf einen Geschäftsführer. Ist geschehen, halt nicht nur "einfach so", sondern mit Vertrag.
2. Das Präsidium fragt den Verwaltungsrat ob die Personalie (auf die sich die Gesellschafter geeinigt haben) die Zustimmung des Verwaltungsrates hat. Dies ist geregelt in unserer Satzung in Punkt 11.3.6 Im Innenverhältnis gilt: Das Präsidium hat die vorherige Zustimmung des Verwaltungsrats einzuholen bei:
...
c) Beschlussfassung in Anteilseignerversammlungen der Gesellschaften über die Bestellung von Geschäftsführungs- und/oder Aufsichtsorganen;
...
3. Der Beirat (bzw. die Mitglieder des Beirates die der e.V. stellt) macht das, was Präsidium in 1. ausgehandelt hat und der Verwaltungsrat in 2. genehmigt hat. Aktuell fehlt die Genehmigung aus 2.
4. Der Geschäftsführer wird im Handelsregister eingetragen.

Ich würde als VR hier auch nicht entscheiden. Das Präsidium soll sich satzungsgemäß verhalten. Ansonsten kann man als VR halt auch nicht nachträglich zustimmen. Keine Entscheidung und damit keine Legitimierung dieses Vorgehens ist im Grunde das einzig mögliche Vorgehen. Damit stellt sich aber schon die spannende Frage, wie nun mit dem Vertrag umzugehen ist.

Der Vertrag ist unabhängig einer Zustimmung des Verwaltungsrates gültig. Aber noch mal zu Deiner "Vorstellung wie es laufen soll". Heißt das, das ein Verkauf von Anteilen an wen auch immer (da muss auch die Mitgliederversammlung zustimmen) nur so erfolgen darf, dass vor dem Verkauf die Mitgliederversammlung
1. beim Vertrag mit verhandelt. Also die Konditionen aber auch den Wortlaut des Vertrages abstimmt bzw. "mitschnabelt"?
2. die Mitgliederversammlung erst zustimmt und dann darf das Präsidium den Vertrag erst unterschreiben.
Das ist extrem unrealistisch bzw. praxisfremd. Analog zu einer Zustimmung, z.B. des Kartellamtes aber auch anderer Ämter (falls erforderlich) werden Verträge sehr oft (ok, es gibt Ausnahmen wenn man wirklich viel Zeit hat) unter der aufschiebenden Bedingung der Zustimmung des jeweiligen Amtes, geschlossen. Da ist dann auch kein Amt "angepisst" bzw. dann entscheidet das Amt halt. Wichtig ist nur, dass eben der Passus im Vertrag, der genehmigungspflichtig ist, nicht vor einer Genehmigung umgesetzt wird. In unserem Fall wäre das, wenn das Präsidium, was es übrigens auch tun könnte - nicht umsonst steht in der Satzung "im Innenverhältnis" bei der Genehmigung - den Geschäftsführer über einen Beiratsbeschluss und darauf folgende Bestellung bereits im Handelsregister eingetragen hätte.

Eine Vorstellung eines GF-Kandidaten ist aber davon nochmal unabhängig zu betrachten. Wenn sich jetzt also VOR einer möglichen Bestellung ein Kandidat beim VR vorstellt, damit dieser die entsprechende, von der Satzung vorgesehene, Entscheidung für das Präsidium trifft, muss der VR hier auch einen separaten Vorgang durchführen. Da ist dann das Ergebnis halt offen, insbesondere, wenn evtl. mehrere Kandidaten zur Wahl stünden.

Der Verwaltungsrat hat nicht zwischen verschiedenen Kandidaten zu entscheiden, sondern nur ob der Kandidat auf den sich die Gesellschafter geeinigt haben "ok" (für den Verwaltungsrat) ist.